Факсимиле – ускоряем документооборот
Сегодня в сфере бизнеса каждая минута на счету, конкуренция не позволяет расслабиться. Потому в условиях большого документооборота на выручку нередко приходит факсимиле. Тем более что современные технологии позволяют изготовить факсимиле буквально за день. А если ориентироваться на лазерное производство, то получите действительно тонкую и качественную работу. Другое дело, что не все документы можно заверять факсимильным штампом. Если уж решили за счет него ускорить документооборот, следует заранее разобраться, где обязательна подпись от руки, а где можно обойтись штампом.
Когда факсимиле – подходящий вариант
Факсимильный штамп обычно находится в распоряжении одного сотрудника, выступающего доверенным лицом. Как правило, это главный бухгалтер, представляющий интересы компании.
Перед тем как начать пользоваться факсимиле, необходимо утвердить внутренний регламент, где указать лиц, имеющих право заверять с его помощью документацию, и собственно перечень документов, которые можно таким образом визировать. Сегодня очень часто пользуются факсимильным штампом исключительно для внутренней документации. Если говорить вообще, то использовать факсимиле следует для подписи документов, которые не подразумевают серьезной ответственности, будь то материальная либо юридическая. Естественно, использоваться оно должно согласно законодательству.
Что касается конкретных случаев, то штампом можно пользоваться при совершении сделок. Однако на это необходимо соглашение обоих сторон, при этом оформленное либо в виде отдельного документа, либо внесенное в текст самого договора. В обоих случаях нужна личная подпись. Кроме того, она незаменима при частой переписке с контрагентом. Конечно, здесь также нужна предварительная договоренность, подписанная собственноручно.
Когда обязательна личная подпись
Подписывать факсимиле какие-либо документы можно только, если имеется соглашение. Если его нет, то использование исключено, поскольку суд их воспримет как недействительные. Потому любые обращения в государственные органы обязательно должны сопровождаться личной подписью.
В частности, запрещено пользоваться штампом для заверения каких-либо банковских документов (чеки, карточки с подписями, платежи и прочее). Само собой исключено его использование для подписи налоговых деклараций – только личная подпись. Также подписывать факсимиле нельзя бухгалтерскую отчетность и доверенности. По сути, во всех этих случаях даже не кем заключать соглашение.